Organiser un Événement d’Entreprise dans un Airbnb : Guide Complet

Organiser un événement d'entreprise dans un Airbnb peut offrir une alternative unique et mémorable aux salles de conférence traditionnelles. Avec leur atmosphère intime, leur flexibilité et leur charme distinctif, les propriétés Airbnb peuvent devenir le cadre idéal pour des réunions d’équipe, des séminaires, des ateliers ou même des soirées de lancement. Pour une gestion fluide et professionnelle de votre événement, Maisons de Madeleine se spécialisnte dans l'organisation d'événements dans les Airbnb qu'elles gèrent, grâce à leur conciergerie locale dédiée. Voici un guide complet pour vous aider à organiser un événement d’entreprise réussi dans un Airbnb.

1. Choisir le Bon Airbnb pour Votre Événement

Évaluer les Besoins de Votre Événement

Avant de commencer votre recherche, définissez clairement les besoins spécifiques de votre événement :

●      Type d’Événement : Réunion, séminaire, formation, soirée de lancement, etc.

●      Nombre de Participants : Combien de personnes assisteront à l'événement ?

●      Durée et Horaires : Combien de temps l'événement durera-t-il et à quel moment de la journée ?

Critères de Sélection

Recherchez un Airbnb qui répond aux critères suivants :

●      Espaces Polyvalents : Assurez-vous que le lieu dispose d’espaces pouvant être aménagés pour différents types d’activités (réunions, discussions en petits groupes, pauses café).

●      Équipements : Vérifiez la présence d’équipements essentiels comme des projecteurs, un bon accès Internet, des systèmes de sonorisation, des tableaux blancs, etc.

●      Accessibilité : Le lieu doit être facilement accessible pour tous les participants, avec des options de transport et de stationnement appropriées.

2. Préparer Votre Événement

Aménagement de l’Espace

Organisez l'espace en fonction du type d'activité :

●      Disposition en Salle de Réunion : Pour les présentations ou les conférences, optez pour une disposition en théatre ou en U avec des sièges confortables.

●      Ateliers et Groupes de Discussion : Créez des zones pour des discussions en petits groupes avec des tables rondes ou des sièges modulables.

●      Restauration et Pauses Café : Prévoyez des espaces pour les pauses café et les repas, si nécessaire.

Fournir des Services Complémentaires

Pour améliorer l'expérience de vos invités, envisagez d'ajouter des services complémentaires :

●      Traiteur : Collaborez avec un traiteur local pour fournir des repas ou des collations.

●      Matériel Technique : Assurez-vous que le matériel technique nécessaire est en place et fonctionnel. Vous pouvez également louer du matériel supplémentaire si nécessaire.

●      Animation et Divertissement : Selon la nature de l'événement, envisagez des activités ou des animations pour dynamiser la journée.

3. Gestion Logistique

Réservation et Coordination

Assurez-vous que tous les détails sont confirmés avant le jour de l'événement :

●      Réservation du Lieu : Confirmez la réservation de l'Airbnb et assurez-vous que vous avez toutes les informations nécessaires concernant l’accès au lieu et la disponibilité des équipements.

●      Coordination avec le Propriétaire : Communiquez avec le propriétaire ou le gestionnaire de l’Airbnb pour discuter de vos besoins spécifiques et de tout aménagement nécessaire.

Accueil des Participants

Le jour de l'événement, assurez-vous que tout se déroule sans accroc :

●      Accueil : Accueillez les participants à leur arrivée et fournissez-leur toutes les informations nécessaires concernant le lieu et l'événement.

●      Assistance sur Place : Ayez une personne dédiée pour gérer les demandes des participants et résoudre les problèmes éventuels.

4. Suivi Après l’Événement

Collecte de Feedback

Après l’événement, collectez des retours pour évaluer la satisfaction des participants et identifier les points à améliorer :

●      Enquêtes de Satisfaction : Envoyez des enquêtes aux participants pour recueillir leurs avis sur l’organisation, le lieu et les services fournis.

●      Réunion de Débriefing : Organisez une réunion de débriefing avec les membres de votre équipe pour discuter des points positifs et des aspects à améliorer.

Remerciements

Exprimez votre gratitude envers les participants et les partenaires :

●      Lettre de Remerciement : Envoyez des lettres ou des emails de remerciement aux participants, au propriétaire de l’Airbnb et aux fournisseurs de services.

Les Avantages de Confier l’Organisation à Maisons de Madeleine

Confier l’organisation de votre événement aux Maisons de Madeleine, qui gèrent et organisent des événements dans les locations saisonnières qu’elles supervisent, offre de nombreux avantages. Voici pourquoi cette option peut être idéale pour vous :

Concept comme à la maison

Renforcez les liens de votre équipe en organisant votre événement comme à la maison, dans un environnement confortable et chaleureux ! Les Maisons de Madeleine offrent l’opportunité d'accueillir vos collaborateurs, vos clients ou vos partenaires dans l'un de leurs lieux singuliers et confidentiels pour une journée d'étude, un séminaire résidentiel, un team-building, un diner d’exception avec notre Chef à domicile ou simplement un moment de partage hors des murs de vos bureaux.

Expertise Locale et Gestion Professionnelle

Les Maisons de Madeleine disposent d’une conciergerie locale dédiée qui connaît parfaitement le secteur et les propriétés. Leur expertise garantit une gestion fluide et professionnelle de tous les aspects logistiques de votre événement, du début à la fin.

Service Complet et Personnalisé

Le service commercial et les chefs de projet événementiel BtoB des Maisons de Madeleine prennent en charge l’ensemble de l’organisation de votre événement. Ils se chargent de la réservation du lieu, de l’aménagement de l’espace, de la coordination des services complémentaires et de la gestion des besoins spécifiques de votre entreprise.

Gain de Temps et Réduction de Stress

En déléguant l’organisation aux Maisons de Madeleine, vous bénéficiez d’une prise en charge complète, ce qui vous permet de vous concentrer sur le contenu et les objectifs de votre événement. Leur équipe s’occupe de tous les détails logistiques, réduisant ainsi votre stress et assurant un événement sans fausse note.

Centralisation administrative et financière

En plus de coordonner votre événement, Les Maisons de Madeleine centralisent la facturation de l’ensemble des prestataires intervenant sur votre événement.

Conclusion

Organiser un événement d’entreprise dans un Airbnb peut offrir une expérience unique et personnalisée qui se distingue des lieux traditionnels. En choisissant un Airbnb adapté, en préparant minutieusement votre événement, en gérant efficacement la logistique et en confiant l’organisation à Maisons de Madeleine, vous pouvez garantir un événement mémorable qui répond aux besoins de vos participants tout en optimisant votre temps et vos ressources. Avec leurs conciergeries locales et leur expertise en gestion d'événements, Les Maisons de Madeleine vous assurent un succès éclatant pour vos prochains événements professionnels.